Cara Membuat Kop Surat di Word – 5 Langkah Mudah

Panduan membuat kop surat di Word dengan lima langkah yang mudah Anda ikuti. Ketahui juga cara memasukan gambar, cara membuat garis kop surat dan mengatur agar kop surat hanya tampil di halaman pertama saja.

Kop surat adalah sebuah format yang digunakan untuk menunjukkan identitas pengirim surat resmi. Letak kop surat berada di paling atas sebelum tanggal surat.

Dalam surat resmi sering kita jumpai surat tersebut memiliki kepala surat atau kop surat. Kop surat adalah sebuah format yang digunakan untuk menunjukkan identitas pengirim surat resmi. Letak kop surat berada di paling atas dokumen sebelum tanggal surat. Di Microsoft Word, kop surat biasanya berada di header dokumen

Komponen-komponen yang perlu ada dalam kepala surat resmi merupakan identitas dari perusahaan atau instansi, antara lain logo, nama perusahaan atau instansi, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, website resmi (opsional), dan nomor faximile (opsional).

Sebelum melanjutkan, Anda mungkin tertarik menonton video tutorial ini.

Berikut adalah cara membuat kop surat di Word dalam lima langkah yang mudah.

Langkah-langkah Membuat Kop Surat di Word

Langkah 1: Atifkan Header

Untuk membuat kop surat di header, Anda perlu mengaktifkan header terlebih dahulu. Cara mengaktifkannya sangat mudah, klik ganda pada bagian atas margin dokumen maka header dokumen menjadi aktif.

Saat header aktif, Anda dapat melihat tab Header & Footer. Didalam header, Anda dapat melihat sebuah tab stop rata tengah telah dibuat secara otomatis oleh sistem (untuk Word 2019 ke atas). Tab stop berfungsi untuk membuat teks dengan perataan tengah di mana pun posisi teks. Anda dapat mempelajari penggunaan tab stop lebih lanjut di tutorial belajar mengetik di Word – membuat Surat Keterangan

Langkah 2: Masukkan Gambar Logo Ke Header.

Saat header aktif, masukkan gambar ke header, salin gambar dari galeri Anda kemudian tempel ke header. Langkahnya sama persis dengan cara memasukkan gambar ke Word.

Setelah memasukkan gambar ke header, aturlah posisi dan ukuran gambar agar sesuai dengan ruang header. Anda dapat mempelajari cara mengubah ukuran dan posisi gambar dalam Word.

Langkah 3: Ketikan Teks Kop Surat di Header

Pada kebanyakan kop surat, teks kop surat dibuat rata tengah. Untuk membuat teks rata tengah, Anda dapat menggunakan tab stop rata tengah yang telah dibuat secara otomatis oleh sistem. Kika di header Anda tidak ada tab stop, tambahkan sebuah tab stop rata tengah, lalu tekan tombol Tab agar kursor berpindah ke bagian tengah header.

Ketikan teks identitas organisasi atau perusahaan seperti nama, alamat, nomor telepon, dan lain-lain.

Setelah mengetikan teks kop surat, Anda mungkin perlu mengatur gaya teks kop surat agar rapi dan dapat terlihat dengan jelas.

Langkah 4: Mengatur Gaya Teks Kop Surat

Anda dapat mengatur beberapa pilihan untuk teks kop surat seperti format teks, jarak antar baris dan posisi teks.

1. Atur Format Teks. Anda dapat mengatur format teks dengan mengubah ukuran, jenis dan gaya font yang digunakan di kop surat, dengan cara yang sama saat Anda mengubah format teks biasa, sorot teks yang ingin diubah, lalu di tab Home bagian Font, pilih ukuran font, jenis font dan gaya font yang Anda inginkan.

Contoh Format Teks Kop Surat:

• Teks nama perusahaan: jenis font Bookman Old Style ukuran 26pt
• Teks alamat dan lainnya: jenis font Bookman Old Style ukuran 10pt atau 8pt.

2. Atur jarak antar baris. Jika Anda melihat jarak antar baris yang terlalu longgar, Anda dapat merapatkannya, sorot teks lalu pada Line and Paragrah Spacing pilih 1,0 kemudian klik Remove Space After Paragraph

3. Atur posisi teks. Jika Anda melihat posisi teks yang terlalu dekat/jauh dari gambar logo, Anda dapat mengaturnya dengan cara sorot semua teks lalu geser penanda tab stop ke arah kiri atau kanan agar berada di posisi yang pas.

Langkah 5: Membuat Garis Penutup Kop Surat

Kop surat selalu ditutup dengan garis. Cara tercepat membuat garis kop surat adalah dengan mengetikan tiga buah tanda sama ( === ) setelah teks terakhir lalu tekan Enter.

Namun, cara paling ideal membuat garis kop surat adalah menggunakan borders. Dengan borders Anda dapat mengatur gaya, warna dan ukuran garis. Untuk membuat garis kop surat menggunakan borders, ikuti langkah berikut:

1. Posisikan kursor tepat dibawah gambar atau teks terakhir kop surat, lalu pada tab Home, pada bagian Paragraph klik Borders  kemudian pilih Borders and Shading

2. Pada kotak dialog Borders Anda Shading, atur sebagai berikut:
   1. Pilih Custom
   2. Pilih Style, Color dan Width yang sesuai
   3. Klik keempat sisi untuk menghapus atau menambahkan garis, lalu sisakan garis pada bagian bawah saja
   4. Klik OK untuk menerapkan

3. Membuat garis kop surat di Word telah selesai

Pembuatan kop surat telah selesai. Selanjutnya Anda dapat mengatur apakah ingin kop surat hanya pada awal dokumen saja atau seluruh dokumen.

Membuat Kop Surat di Word Hanya Halaman Pertama

Jika Anda ingin membuat kop surat hanya di halaman pertama saja, Anda perlu menambahkan Section Break (Next Page) di halaman pertama.

Dengan menambahkan Section Break (Next Page), Anda dapat membuat halaman berbeda di Word. Selain membuat tampilan header yang berbeda, Anda juga dapat membuat nomor halaman yang berbeda di Word.

Untuk mengatur agar kop surat hanya di halaman pertama saja, lakukan langkah-langkah berikut ini:

1. Tambahkan Section Break di halaman pertama. Untuk menambahkan Section Break (Next Page) di halaman pertama, letakkan kursor di bagian akhir halaman pertama, kemudian klik tab Layout ->Breaks->Next Page

2. Matikan Opsi Link To Previous. Setelah menambahkan Section Break (Next Page) di halaman pertama, aktifkan Header kemudian matikan opsi Link To Previous
3. Hapus Kop Surat di Halaman Kedua. Setelah opsi Link To Previous dimatikan, cukup dengan menghapus kop surat di halaman kedua, maka kop surat hanya ada di halaman pertama saja.

Sekarang kop surat hanya ada di halaman pertama saja. Selain dengan cara menambahkan Section Break (Next Page), Anda juga dapat mengatur halaman berbeda dengan Header Options

Header Options

Dengan Header Options, Anda dapat mengatur header yang berbeda untuk halaman ganjil dan genap. Sehingga Anda dapat mengatur jika Anda ingin kop surat hanya tampil pada halaman ganji saja. Untuk melakukannya ikuti langkah berikut:

• Aktifkan header,
• Di tab Headers and Footers, centang Different Odd & Even Pages

Sekarang kop surat hanya tampil pada halaman ganjil saja.

Baca juga: Membuat Mail Merge Word dengan Data Excel

Demikian panduan mudah membuat Kop Surat di Word dalam 5 langkah mudah. Terima kasih.

Semoga panduan ini bermanfaat.