Artikel ini berisi panduan langkah demi langkah belajar mengetik di Word, latihan membuat Surat Keterangan. Bagi Anda yang ingin belajar dan meningkatkan keterampilan mengetik di Word, panduan ini mudah diikuti dan cocok bagi pemula.
Dalam panduan ini akan dijelaskan setiap bagian penting yang perlu dikuasai dalam belajar mengetik di Word secara baik dan benar. Anda akan mempelajari dan mempraktikan cara memilih ukuran kertas, mengatur margin, memformat teks, mengatur paragraf, serta cara menggunakan tab stop dan menyalin format.
Panduan ini dapat Anda praktikan menggunakan aplikasi Word 2010 dan versi yang lebih baru seperti Word 2019.
Daftar Isi:
Pengenalan Word
Sebelum mulai belajar mengetik surat di Word, kita perlu mengetahui fungsi dan tampilan setiap bagian pada aplikasi Word. Berikut adalah bagian-bagian dasar Word yang harus kita ketahui:
- Quick Access Toolbar. Bilah alat akses cepat ini menyediakan pintasan alat yang sering digunakan seperti menyimpan (Save), membatalkan perubahan (Undo), membatalkan pembatalan perubahan (Redo) dan membuat dokumen baru (New). Quick Access Toolbar dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan.
- Tab Menu, di Office yang lebih lama, bagian ini disebut juga sebagai Ribbon. Setiap tab berisi berbagai alat dengan fungsi yang beragam seperti untuk mengubah ukuran kertas, mengganti jenis dan tipe fon, memasukan gambar, dan lain-lain.
- Penggaris Horisontal. Beberapa fungsi penggaris horisontal adalah untuk mengatur indentasi awal paragraf, batas paragraf, batas akhir paragraf dan perhentian tab (tab stop).
- Kertas Kerja, bagian atau tempat untuk mengetik, ukuran kertas dapat diatur sesuai kebutuhan.
Tombol Pintas di Word
Untuk meningkatkan kecepatan mengetik di Word, kita dapat menggunakan tombol pintas menggunakan keyboard. Beberapa tombol pintas keyboard yang sering digunakan di Word:
- Perintah Copy atau salin dapat dilakukan dengan tombol Ctrl + c
- Perintah Paste atau tempel dapat dilakukan dengan tombol Ctrl + v
- Perintah Save atau simpan dapat dilakukan dengan tombol Ctrl + s
- Untuk membatalkan perubahan yang dibuat (Undo) dapat dilakukan dengan tombol Ctrl + z
- Untuk membatalkan pembatalan perubahan (Redo) dapat dilakukan dengan tombol Ctrl + y
- Membuat huruf tebal dapat dilakukan dengan tombol Ctrl + b
- Membuat huruf miring dapat dilakukan dengan tombol Ctrl + i
- Membuat huruf bergaris bawah dapat dilakukan dengan tombol Ctrl + u
- Untuk mencetak hasil pengetikan dapat dilakukan dengan tombol Ctrl + p
Untuk tingkat lanjut, Anda dapat mempelajari 10 fungsi tombol pintas di Word untuk menjadi seorang Profesional
Belajar Mengetik di Word
Dalam belajar mengetik di Word ini, Anda akan berlatih membuat sebuah surat keterangan. Berlatih membuat surat keterangan ini bertujuan agar Anda mudah mempraktikannya karena memiliki konsep yang sederhana, dan agar Anda dapat memahami bagian penting pertama dalam belajar mengetik di Word.
Bagian-bagian yang akan dibahas dalam panduan ini sangat berperan penting dalam mengetik menggunakan aplikasi Word.
Memilih Ukuran Kertas
Sebelum mulai mengetik, hal pertama yang perlu dilakukan adalah memilih ukuran kertas. Memilih ukuran kertas di Word penting dilakukan agar hasil cetakan sesuai dengan ukuran kertas yang terpasang di printer.
Selain itu, memilih ukuran kertas dilakukan sebelum mulai mengetik untuk menghindari perubahan tata letak naskah atau konten lainnya dalam dokumen Word.
Untuk memilih ukuran kertas di Word, klik tab Page Layout, klik Size lalu pilih ukuran yang sesuai dengan ukuran kertas yang ada di printer. Pada umumnya ukuran kertas yang digunakan adalah A4 dan F4/Folio.
Sebagai latihan pertama belajar mengetik di Word, pilih ukuran kertas A4.
Jika kertas yang terpasang pada printer Anda adalah ukuran F4 atau Folio, namun di aplikasi Word yang Anda gunakan tidak tercantum ukurannya, Anda dapat menambahkan ukuran kertas F4-Folio agar tampil dalam daftar ukuran kertas pada aplikasi Word.
Setelah memilih ukuran kertas yang sesuai, langkah selanjutnya adalah menentukan margin kertas.
Menentukan Margin Kertas
Margin kertas adalah batas yang berfungsi untuk mengatur jarak teks atau komponen lain dengan tepi kertas. Untuk menentukan margin kertas di Word, lakukan langkah berikut:
- Pada tab Page Layout atau Layout, pilih Margins lalu pilih Custom Margins. Maka kan tampil kotak dialog Page Setup
- Pada kotak dialog Page Setup, di tab Margins di bagian Margins, isikan angka untuk bidang Top, Left, Bottom, dan Right sesuai keperluan. Sebagai latihan kedua belajar mengetik di Word, atur margin sebagai berikut:
- Top: 2,5 cm
- Left: 3 cm
- Bottom: 2,5 cm
- Right: 2,5 cm
- Kemudian klik OK untuk menerapkan
Mengetik Teks
Mengetik teks dilakukan di kertas kerja, pada aplikasi Word kertas kerja adalah bidang berwarna putih polos yang terletak di bawah penggaris horizontal.
Posisi huruf yang akan diketik ditandai dengan kursor yang berkedip. Pada lembar dokumen baru, secara bawaan kursor akan berada di bagian kiri atas lembar kerja.
Sebagai latihan belajar mengetik di Word, ketik teks berikut sebagai judul surat yang akan dibuat:
surat keterangan penghasilan Setelah mengetikkan teks, kita akan melanjutkan dengan memformat teks.
Memformat Teks
Untuk memformat teks, langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyorot atau memilih teks yang ingin diformat.
Untuk memilih teks dapat dilakukan dengan cara klik ganda pada teks, atau klik pada awal teks lalu tarik hingga akhir teks.
Membuat Huruf Besar atau Kecil
Untuk judul “surat keterangan penghasilan” yang baru diketik, semua huruf seharusnya menggunakan huruf besar, jika Anda mengetiknya dengan huruf kecil, maka Anda dapat mengubahnya menjadi huruf besar.
Pada tab Home, di bagian Font, terdapat alat untuk mengubah format huruf dari kecil ke besar atau sebaliknya. Untuk mengubah teks huruf kecil menjadi huruf besar, lakukan berikut ini:
- pilih semua teks yang ingin diubah menjadi huruf besar
- lalu pada tab Home klik Change Case lalu pilih UPPERCASE.
Sebagai latihan, ubah semua teks judul “surat keterangan penghasilan” menjadi “SURAT KETERANGAN PENGHASILAN” menggunakan Change Case.
Mengubah Gaya dan Ukuran Font
Pada Word 2010, secara bawaan font yang digunakan adalah Calibri ukuran 11. Dalam latihan mengetik di Word-membuat Surat Keterangan ini, ditentukan format teks yang harus digunakan adalah font jenis Arial, judul menggunakan ukuran 14 dengan gaya tebal (Bold) dan bergaris bawah (Underline).
Untuk memformat teks di Word agar sesuai dengan gaya dan ukuran font yang ditentukan, pilih semua teks, lalu pada tab Home, di bagian Font, pilih gaya dan ukuran font.
Sebagai latihan belajar mengetik di Word ini, pilih semua teks judul lalu atur sebagai berikut:
- Font Arial
- Ukuran 14
- Huruf tebal
- Bergaris bawah
Setelah membuat judul, selanjutnya adalah membuat isi surat di paragraf baru.
Membuat Paragraf Baru
Untuk membuat paragraf baru di Word sangat mudah, cukup dengan menekan tombol Enter satu kali. Pada aplikasi Word, format teks pada paragraf baru secara otomatis mengikuti format pada paragraf sebelumnya.
Dalam latihan ini, ditentukan antara judul dan isi surat diberi jarak satu paragraf. Format yang digunakan pada isi surat adalah font Arial ukuran 12, tidak tebal dan tanpa garis bawah.
Sebelum mulai mengetikkan teks isi surat, ubah kembali format teks agar menjadi normal (tidak tebal dan tidak bergaris bawah) dan ukuran 12. Kemudian tekan Enter dua kali untuk memulai teks di paragraf berikutnya.
Di paragraf isi, setiap awal kalimat dimulai dengan huruf besar. Untuk menggunakan huruf besar, tekan tombol Shift pada keyboard.
Lanjutan belajar mengetik di Word, ketik kalimat seperti berikut di bawah ini:
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, Direktur PT. Mahmudan Sejahtera, menerangkan bahwa karyawan tersebut di bawah ini:
Setelah mengetik teks di paragraf baru, latihan selanjutnya adalah mengatur paragraf.
Mengatur Paragraf
Pada tab Home, di bagian Paragraf, terdapat opsi untuk mengatur peragraf. Anda dapat mengatur perataan paragraf dan jarak antar baris dalam paragraf. Berikut tampilan pengaturan paragraf:
- Rata kiri,
- Rata tengah,
- Rata kanan,
- Rata kedua sisi kiri dan kanan,
- Pengaturan jarak antar baris.
Mengatur perataan paragraf.
Untuk mengatur perataan paragraf, klik pada paragraf yang akan diatur, lalu pada tab Home di bagian Paragraph, pilih jenis perataan paragraf yang diinginkan.
Dalam latihan belajar mengetik di Word ini, atur agar paragraf judul menggunakan rata tengah, sedangkan paragraf isi surat menggunakan rata kedua sisi kiri dan kanan.
Mengatur jarak antar baris.
Pada tab Home, di bagian Paragraph, kita dapat menentukan jarak antar baris dalam paragraf. Selain itu, kita juga dapat menambahkan jarak sebelum dan atau sesudah paragraf.
Dalam latihan ini, jarak antar baris yang digunakan adalah 1,15 tanpa penambahan jarak sebelum atau sesudah paragraf.
Indentasi baris pertama paragraf.
Indentasi adalah jarak atau spasi tambahan yang digunakan untuk menjorokkan teks (atau elemen lainnya) dari batas kiri atau kanan halaman atau margin. Untuk mengindentasi baris pertama paragraf, letakkan kursor di awal paragraf lalu tekan tombol Tab pada keyboard.
Ketika kita menekan Enter untuk memulai paragraf berikutnya, baris pertamanya akan diindentasi secara otomatis.
Sebagai latihan belajar mengetik di Word ini, tambahkan indentasi pada paragraf pertama. Kemudian pada akhir kalimat baris pertama, tekan Enter lalu ketikkan Nama pada baris kedua.
Menggunakan Tab Stop
Bagian penting dalam belajar mengetik di Word adalah menggunakan perhentian tab (tab stop). Dengan menggunakan tab stop, kita dapat menentukan posisi awal sebuah teks dengan menekan tombol Tab satu kali.
Dalam latihan belajar mengetik di Word ini, pada paragraf yang berisi data seperti nama, jabatan dan lainnya, antara nama data dan isi dipisahkan dengan tanda titik dua. Idealnya, posisi titik dua diatur menggunakan tab stop. Kenapa harus menggunakan tab stop?
Dengan tab stop, kita dapat membuat perhentian tab yang sama untuk setiap paragraf walaupun panjang teks pada paragraf berbeda-beda. Selain itu, posisi tab stop dapat diatur ke kiri, ke kanan, atau ke tengah.
Membuat Tab Stop
Untuk membuat tab stop, lakukan langkah berikut:
- Letakan kursor di akhir teks Nama, lalu klik penggaris horizontal di mana kita menginginkan perhentian tab. Dalam latihan ini, tab stop dibuat pada posisi 5cm dari margin kiri (lihat pada penggaris). Anda dapat menyesuaikan dengan kebutuhan.
- Setelah klik pada penggaris, penanda tab stop akan dibuat dan tampil pada penggaris.
- Tekan tab, lalu ketikkan titik dua.
- Titik dua akan berada sejajar dengan tab stop.
Ketika kita menekan Enter untuk memulai baris paragraf berikutnya, paragraf tersebut akan memiliki tab stop yang sama.
Sebagai latihan belajar mengetik di Word, lanjutkan mengetikkan teks pada baris berikutnya, seperti NIK, Jabatan dan lain-lain yang diikuti dengan tanda titik dua pada tab stop. Ketikkan teks seperti gambar di bawah ini:
Mengatur Tab Stop
Selain mengatur posisi tab stop, kita juga dapat mengatur perataan teks yang menggunakan tab stop. Pada setiap tab stop, kita dapat mengatur perataan kiri, tengah atau kanan. Selain itu, kita juga dapat menambahkan Leader berupa titik-titik, garis bawah atau garis putus-putus.
Sebagai latihan menggunakan tab stop, pada baris Gaji Pokok, setelah titik dua akan diisi dengan angka. Angka ditulis dengan rata kanan, untuk itu kita perlu membuat satu tab stop dengan rata kanan. Sebelum angka, kita tambahkan Leader berupa titik-titik.
Untuk membuat tab stop rata kanan dengan Leader titik-titik, ikuti langkah berikut:
- Letakan kursor pada akhir teks, yaitu titik dua setelah Gaji Pokok.
- Lalu pada penggaris horizontal, klik ganda pada jarak 10cm, maka kotak dialog Tabs akan terbuka. Pada kotak dialog Tabs, bagian Alignment pilih Right. Pada bagian Leader pilih 2 ……(titik-titik).
- Kemudian klik OK untuk konfirmasi.
Setelah menggunakan tab stop rata kanan dengan Leader titik-titik, hasilnya akan tampak seperti gambar berikut:
Menyalin Format
Jika kita telah menentukan format pada sebuah paragraf dan ingin menerapkannya pada paragraf lain, kita dapat menggunakan alat Format Painter untuk menyalin format.
Pada latihan belajar mengetik di Word ini, kita telah memformat paragraf Gaji Pokok menggunakan tab stop dengan Leader titik-titik. Untuk menerapkan format tersebut pada paragraf berikutnya, kita dapat menyalin format yang sudah ada menggunakan Format Painter, sehingga tidak perlu membuat tab stop baru.
Untuk menggunakan Format Painter sangat mudah, cukup dengan klik pada paragraf yang ingin disalin formatnya, lalu klik ikon Format Painter, kemudian klik pada paragraf yang ingin diterapkan.
Sebagai latihan belajar mengetik di Word ini, klik pada baris Gaji Pokok lalu klik Format Painter, sebuah ikon kuas menempel pada pointer, kemudian pilih (klik dan tarik) dari paragraf Tunjangan sampai dengan paragraf Gaji Bersih.
Setelah menggunakan Format Painter, baris Gaji Pokok sampai dengan Gaji Bersih memiliki tab stop yang sama. Tekan tab setelah titik dua pada masing-masing baris tersebut. Hasilnya akan terlihat seperti gambar di bawah ini:
Tahap selanjutnya adalah membuat kalimat penutup. Letakan kursor pada akhir baris Gaji Bersih lalu Enter dua kali untuk membuat paragraf baru.
Perlu diingat, setiap menekan tombol Enter, paragraf baru akan mewarisi format pada paragraf sebelumnya.
Menghapus Tab Stop
Saat ini, dalam latihan belajar mengetik di Word ini kita mempunyai satu tab stop rata kiri dan satu tab stop rata kanan. Kita dapat menghapus tab stop yang tidak diperlukan.
Saat mengetik pada paragraf akhir, kita tidak memerlukan tab stop rata kanan, maka kita akan menghapus tab stop rata kanan tersebut.
Untuk menghapus tab stop cukup mudah, klik tab stop yang ingin dihapus lalu tarik ke bawah. Atau, klik ganda tab stop tersebut sehingga kotak dialog Tabs terbuka, lalu pilih posisi tab stop yang ingin dihapus kemudian klik Clear lalu OK.
Sebagai latihan, hapus tab stop pada posisi 10cm.
Setelah menghapus tab stop rata kanan pada posisi 10cm, sekarang kita hanya memiliki satu buah tab stop rata kiri pada posisi 5cm, kita lanjutkan dengan mengetik kalimat penutup. Kalimat penutup yang akan kita buat dalam latihan belajar mengetik di Word ini seperti contoh di bawah:
Setelah mengetikan kalimat penutup, Enter dua kali untuk berpindah ke paragraf baru.
Memindahkan Tab Stop
Setelah menambahkan kalimat penutup, dalam setiap surat diperlukan informasi tentang pembuat surat. Pada latihan membuat surat keterangan ini, informasi yang perlu dibuat adalah informasi tentang tempat, tanggal, jabatan, dan nama orang yang membuat surat keterangan.
Posisi teks informasi tersebut di dalam surat berbeda-beda tergantung pihak yang membuat, sebagian ada sebelah kiri dan sebagian ada sebelah kanan. Untuk mengatur posisi teks, kita dapat memanfaatkan tab stop yang sudah ada dan memindahkan posisinya ke kiri atau ke kanan.
Untuk memindahkan tab stop cukup mudah, klik dan tarik tab stop ke posisi yang diinginkan.
Dalam latihan belajar mengetik di Word ini, kita masih mempunyai sebuah tab stop rata kiri di posisi 5cm. Ubah posisi tab stop agar berada di posisi 10cm pada penggaris, setelah menekan tab maka posisi kursor berpindah sejajar dengan angka 10, seperti pada gambar berikut.
Setelah memindahkan tab stop, ketik teks tentang informasi yang diperlukan seperti contoh di bawah ini
Setelah menambahkan informasi tentang pembuat surat seperti tempat dan tanggal, jabatan dan nama, maka latihan belajar mengetik di Word-membuat surat keterangan telah selesai.
Jika mau, Anda dapat mengunduh contoh Surat Keterangan / Pernyataan yang dibuat sesuai panduan belajar mengetik di Word ini.
Jika Anda membuat Surat Keterangan Penghasilan atau surat lain dalam jumlah yang banyak, yang memiliki format yang sama, Anda dapat menggunakan Mail Merge dengan Excel sebagai sumber data untuk efisiensi, keakuratan dan konsistensi di seluruh dokumen.
Jika surat yang ingin Anda buat berisi tabel, panduan lengkap membuat tabel di Word ini akan membantu Anda.
Jika Anda membuat surat resmi yang dilengkapi dengan kop surat, Anda dapat mempelajari cara membuat kop surat di Word.
Kesimpulan
Setelah mengikuti panduan belajar mengetik di Word ini, Anda telah mengetahui cara menggunakan bagian-bagian dasar yang diperlukan dalam mengetik di Word. Anda dapat memahami cara mengetik di Word dengan baik dan benar.
Semoga panduan belajar mengetik di Word ini dapat menambah pengetahuan dan meningkatkan keterampilan Anda dalam mengetik di Word.
Apakah Anda setuju panduan belajar mengetik di Word ini untuk dilanjutkan pada tahapan berikutnya? Tuliskan pendapat Anda di kolom komentar
Jika Anda lebih suka tutorial danlam bentuk video, simak video tutorial yang berguna di Channel Youtube ini
