Di artikel ini Mahmudan akan menunjukkan cara membuat Mail Merge di Microsoft Word dengan data dari Excel. Di sini kamu akan belajar bagaimana menghubungkan data, menampilkan hasilnya, hingga mencetak dokumen secara otomatis. Besides that, tersedia juga solusi untuk mengatasi masalah yang mungkin muncul.
Mail Merge adalah fitur di Word yang memudahkan kita membuat banyak dokumen sekaligus, dengan isi data yang berbeda untuk setiap penerima. So, kamu tidak perlu repot melakukan copy-paste atau mengedit satu per satu. Hasilnya lebih cepat, rapi, dan konsisten.
Bayangkan kamu ingin membuat surat undangan, certificate, atau slip gaji untuk banyak orang. Format dokumennya sama, tetapi datanya berbeda. Nah, Mail Merge akan mengisi data tersebut secara otomatis sehingga pekerjaan jadi lebih efisien. Jika tidak menggunakan Mail Merge, kamu harus mengetik data secara manual di setiap dokumen atau menyalin format ke banyak halaman. Cara ini jelas memakan waktu dan tenaga, serta rawan kesalahan.
Selain dapat membuat Mail Merge sederhana dengan cara input data secara langsung, Mail Merge di Microsoft Word juga dapat terhubung langsung dengan data Excel. Therefore, kamu cukup menyiapkan daftar nama, address, atau data lain di Excel, lalu Word akan menarik data tersebut secara otomatis. Sadly, masih banyak yang belum tahu cara melakukannya. Because of that, panduan ini akan menjelaskan langkah demi langkah.
Panduan ini telah dipraktikkan di Office 2021 dan bisa dipraktikkan juga di Office 2013. Jika kamu masih menggunakan Office 2010, ada trik khusus yang juga akan dibahas agar tetap bisa menjalankan Mail Merge dengan baik.
List of contents:
Preparation
To create Mail Merge Word with Excel data. Kamu perlu menyiapkan dua buah dokumen yang dibutuhkan yaitu:
- A Word document containing a template for the letter or form to be shared. Sample: Income Certificate
- Excel document containing a table with data on letter recipients. Pastikan setiap kolom memiliki judul (sample: No, Address, Tanggal). Learn how to create a table in Excel.
Important:
Judul kolom tabel di Excel yang akan digunakan harus berada di baris pertama dalam Sheet.
Steps to Create Mail Merge Word with Excel Data
1. Connecting Mail Merge Word with Excel Data
Setelah semua dokumen yang dibutuhkan telah tersedia, langkah pertama yang peru kamu lakukan adalah menghubungkan Mail Merge dengan sumber data yaitu tabel dalam dokumen Excel. Look example of Mail Merge Word file with Excel data
Untuk menghubungkan mail merge di Word dengan data Excel, buka dokumen Word yang telah kamu siapkan, Select a tab Mailings, choose Select Recipients then select Use Existing List.
Window File Explorer Select Data Source will be open. On the window File Explorer Select Data Source, pilih dokumen Excel yang telah kamu buat sebelumnya, examples in this guide are Employee Salaries.xlsx
After selecting the Excel document, a dialog box will appear Select Table, choose Sheet yang berisi tabel yang kamu buat, then click OK
2. Inserting Mail Merge Fields into a Word Document
After selecting Sheet which contains a data table in an Excel document, judul kolom tabel akan tampil sebagai bidang-bidang Mail Merge. Bidang ini bertindak sebagai placeholder untuk menampilkan data dari tabel Excel yang digunakan.
On tabs Mailings, part Write & Insert Fields click Insert Merge Field, kmau akan melihat nama-nama bidang sesuai judul kolom yang terdapat dalam tabel Excel.
Langkah selanjutnya adalah menyisipkan setiap nama bidang Mail Merge ke dalam dokumen Word di posisi yang kamu inginkan.
How to enter the Mail Merge field: klik baris atau paragraf di mana kamu ingin meletakan bidang tersebut lalu pilih bidang yang sesuai, for example in a paragraph No select a field NO and so on. Ulangi untuk semua bidang yang lain.
3. Displaying Mail Merge Field Data in a Word Document
Setelah semua nama bidang Mail Merge dimasukkan ke dalam dokumen Word, selanjutnya kamu dapat menampilkan data hasil Mail Merge dari Excel.
Pad tab Mailings click Preview Results, maka aplikasi akan menampilkan data satu baris per tayangan, the first order data in the display is the data in the first row in the Excel table. To display data in other rows, gunakan navigasi untuk berpindah ke data berikut atau data sebelumnya.
Selain menggunakan navigasi, kamu juga dapat memilih langsung ke nomor baris data tertentu dengan cara mengetikan nomor urut berdasarkan urutan data di dalam tabel Excel.
Kamu juga dapat menampilkan data berdasar kata kunci tertentu menggunakan fitur pencarian. Press the button Find Recipient then type the keywords you want to find, for example a person's name, address or city.
4. Print Mail Merge Documents in Word
Kamu dapat mencetak dokumen Mail Merge di Word dengan dua cara. Cara mencetak pertama menggunakan perintah cetak biasa dengan pintasan Ctrl+P, cara ini dapat digunakan ketika hanya ingin mencetak satu baris data yang ditampilkan saja.
Cara mencetak yang kedua yaitu menggunakan perintah cetak dari Mail Merge. Mencetak dari Mail Merge ini digunakan apabila ingin mencetak secara massal beberapa baris data sekaligus.
To print from Mail Merge, on tabs Mailings click Finish & Merge, then select Print Document. In the dialog box Merge to Printer, kamu dapat memilih nomor baris data yang ingin dicetak, All, Current Record or a specific row range.
Until here, langkah-langkah membuat Mail Merge di Microsoft Word menggunakan data Excel telah selesai. Di bagian atas Mahmudan telah menjelaskan langkah-demi langkah bagaimana menghubungkan data, menampilkan hasilnya, hingga mencetak dokumen secara otomatis
Meskipun telah mengikuti panduan di atas dengan seksama, terkadang kamu menjumpai hal lain yang mungkin terjadi yang tidak sesuai harapan sehingga memerlukan pemecahan masalah.
Troubleshooting Mail Merge
Dalam praktiknya, ada beberapa masalah umum yang sering muncul saat membuat Mail Merge Word dengan data Excel:
- Koneksi Word–Excel tidak terhubung. Sering kali Word gagal membaca file Excel. Solusinya, pastikan file Excel dan dokumen Word berada di folder yang sama. Hindari memindahkan file setelah proses Mail Merge dimulai, karena bisa menyebabkan koneksi terputus.
- Data tidak terisi dengan benar. Kadang informasi dari Excel tidak muncul sesuai harapan di dokumen Word. Hal ini biasanya terjadi karena format data berbeda atau ada inkonsistensi di sumber data. Pastikan Anda memilih Sheet yang benar, dan cek apakah tabel sudah rapi tanpa baris kosong di bagian atas.
- Format data tidak sesuai dengan seharusnya. Hasil Mail Merge tidak sesuai harapan, misalnya tanggal tidak ditampilkan dalam format yang seharusnya, atau format angka tidak menggunakan pemisah ribuan. Untuk mengatasi ini, kamu dapat melakukan penyesuaian manual pada dokumen Word sebagaimana contoh di bawah ini.
Formatting Mail Merge Field Data
Kamu mungkin perlu melakukan pemformatan bidang Mail Merge secara manual agar data yang tampil sesuai dengan desain yang diharapkan. Mail Merge field formatting is usually done for some special data such as numbers and dates.
For example, The salary data displayed is Rp1000000, seharusnya dengan pemisah ribuan menjadi Rp1.000.000. Data tanggal yang ditampilkan adalah 01/01/2022, akan lebih mudah dibaca jika menggunakan format lengkap yaitu 1 December 2022.
To format Mail Merge fields in Word as above, follow the steps below:
- Right-click the field for which you want to change the format, then click Toggle Field Code
- To format numbers with thousands separators, add code\# #.##0 after the field name, like the example below:
Repeat steps one and two above for each data that uses the same format.
- To display the date in a format suitable for the Indonesian region, for example 12 April 2022, add \@”dd MMMM yyyy” after the field name, as follows:
After formatting all the required fields, the results will look like below:
Finished, Now all Mail Merge data appears in the proper format.
Jika kamu masih mengalami kegagalan dalam membuat Mail Merge dengan data Excel, for example, the data that appears does not match the expected format, atau data tidak dapat dihubungkan. Hal itu mungkin bisa terjadi karena menggunakan Microsoft Word versi yang lebih lama. To solve this problem, kamu dapat mencoba trik khusus di bawah ini.
Trik Khusus Mail Merge Word di Office 2010
This special trick of Mail Merge Word with Excel data can only be applied to Office products 2010 or older versions. With this trick, Mail Merge will display data according to the format specified in the Excel document without the need to change the format of the mail merge field in the Word document.
On Office 2010, to display Mail Merge data to match Excel format, follow the following steps:
- In a Word document that you have connected to Excel, open Word options settings, open the tab File then select Options.
- At the window Word Options, click the menu Advanced then select (tick) option Confirm file format conversion on open
- Click OK, then save and close the Word document.
- Reopen the document Word which has been connected to Excel.
- When opening the document, A confirmation dialog box will appear as shown below, then click Yes
- Once the document is open, repeat connecting Mail Merge Word with Excel data. This step aims to activate a new connection to select the data source and connection type.
- When you select a document Excel, a dialog box will appear Confirm Data Source. In this section, You need to display all data source, then check the option Show All. After all data sources appear, choose MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) then click OK.
- The system automatically opens the Excel document you have previously selected. When the confirmation dialog box appears, click OK
- Jika trik ini berhasil kamu jalankan, then the Word document will display the Mail Merge data according to the format used in the Excel document.
Conclusion
Dengan mengikuti langkah-langkah Mail Merge Word menggunakan data Excel, sekarang kamu bisa membuat dokumen massal dengan lebih cepat dan efisien. Proses ini akan membantu menghemat waktu sekaligus tenaga dalam pekerjaan sehari-hari.
Untuk mempermudah pemahaman, kamu bisa mengunduh example of Mail Merge Word file with Excel data yang tersedia gratis. Dari contoh tersebut, kamu dapat berlatih dan mengembangkan Mail Merge dalam skala lebih besar, sehingga proses pembuatan dokumen jadi jauh lebih praktis. Learn too cara membuat Mail Merge Sederhana.
Jika kamu lebih nyaman belajar lewat video, tersedia juga tutorial cara membuat Mail Merge dengan data Excel yang bisa kamu ikuti.
Mahmudan menyadari panduan ini belum sempurna, masih ada kekurangan dari berbagai aspek. However, Mahmudan berusaha menyajikan panduan terbaik sesuai kemampuan dan pengetahuan yang ada.
Artikel ini telah diperbarui, dan diperbaiki dari kesalahan yang ditemukan. Because of that, masukan atau penilaian dari kamu akan sangat berarti bagi mahmudan untuk terus meningkatkan kualitas panduan ini.
Thank You, Hope it is useful.
